Documentele contabile si tehnici de inregistrare contabila

in Contabilitate

Contabilitatea, ca stiinta si practica economica, este specializata in reflectarea situatiei nete a patrimoniului, a situatiei financiare si a rezultatelor obtinute.

Dupa cum s-a putut observa, contabilitatea realizeaza intregul flux de informatii privind perioadele de gestiune, reflectate in mod separat, si exercitiul economico-financiar, in ansamblul sau.

De regula, realizarea fluxului de informatii contabile curente presupuneparcurgerea mai multor etape, dintre care cele mai importante sunt:

  • Consemnarea si culegerea datelor cu privire la operatiile economico-financiare, care au loc in cursul unei perioade de gestiune.
  • Analiza si prelucrarea datelor obtinute in vederea inregistrarii lor in contabilitate
  • Contabilizarea, respectiv   inregistrarea   efectiva   a   datelor   in contabilitate

Contabilizarea constituie prima etapa de realizare a fluxului curent de informatii contabile si presupune culegerea datelor primare privind operatiile economico – financiare, care au loc in cursul unei perioade de gestiune si consemnarea lor in DOCUMENTE (acte scrise) in etalon banesc, in ordine cronologica, in momentul si la locul efectuarii lor.

Documentele in care se consemneaza aceste operatii se numesc documente contabile primare, constituind baza legala (juridica) a efectuarii operatiilor respective. Documentele contabile primare permit controlul asupra realitatii operatiilor economico – financiare realizate, al respectarii disciplinei financiar contabile de catre agentii economici, stabilirea raspunderii materiale privind gestionarea patrimoniului.

Continutul documentelor difera in functie de caracterul operatiei consemnate. Ele se concretizeaza in anumite exprimari care permit intelegerea operatiilor economice pe care le reflecta de catre cei care le intocmesc, respectiv de catre cei care le utilizeaza. Aceste exprimari au un caracter comun, adica se refera la toate categoriile de documente sau au un caracter specific

Caracterul comun al documentelor de evidenta trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente:

  • denumire document
  • denumirea si sediul unitatii care emite documentul
  • numarul de ordine al documentului
  • data si locul emiterii documentului
  • partile care participa la operatia economica
  • descrierea operatiei economico – financiare efectuate concis, clar, astfel incat sa cuprinda toate datele necesare inregistrarii in evidenta
  • datele cantitative si valorice aferente operatiei consemnate
  • semnatura persoanelor autorizate care raspund de intocmirea documentelor conform dispozitiilor legale

Caracterele specifice se refera la precizarea unor informatii care se regasesc numai in acel document, de exemplu in factura se fac referiri la numele delegatului care a preluat marfa.

Functiile documentelor sunt urmatoarele:

  1. functia de consemnare, cantitativa si valorica, in cifre si litere a
    operatiunilor economice efectuate in cadrul unitatii patrimoniale
  2. functia de document justificativ, care sta la baza inregistrarii in
    contabilitate
  3. functia de control, indiferent de forma in care se realizeaza aceasta si
    scopul propus
  4. functia de asigurare a integritatii patrimoniale, atat din punct de
    vedere al existentei ca atare a bunurilor economice, nasterii
    drepturilor si obligatiilor, cat si din punct de vedere al
    responsabilitatii administrarii patrimoniului
  5. functia de circulatie permite calculul costurilor si al rezultatelor
  6. functia juridica reflecta momentul nasterii unor drepturi si obligatii
    Orice operatiune patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii

ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate,dobandind astfel calitatea de document justificativ. Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat ori inregistrat in contabilitate.

Clasificarea documentelor se face dupa mai multe criterii, si anume:

  1. dupa modul de prezentare
  • tipizate – sunt cele care au un text si o forma prestabilita, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia nationala
  • netipizate – reprezentate de documente specifice unor ramuri de activitate sau unor tipuri de institutii
  1. dupa modul de evidentiere si inregistrare in unitatea patrimoniala
  • documente obisnuite
  • documente cu regim special
  1. dupa locul unde se intocmesc si circula
  • documente interne
  • documente externe
  1. dupa natura operatiei pe care o reflecta
  • documente de dispozitie
  • documente de executie
  • documente combinate
  • documente contabile

Modelele formularelor comune privind activitatea financiara si contabila, precum si nomele metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora se aproba prin dispozitii legale cum ar fi: Hotararea Guvernului nr. 831/1997 si publicata in Monitorul Oficial.

Documente contabile sunt acele documente care au ca scop realizarea inregistrarii cronologice si sistematice a operatiunilor patrimoniale.

Din cadrul documentelor contabile fac parte:

  • registru jurnal
  • registru inventar
  • cartea mare
  • balanta de verificare

gistru jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza prin articole contabile, in mod cronologic operatiile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor justificative dupa data de intocmire sau dupa data de intrare a acestora in unitate. Se intocmeste de catre toate unitatile patrimoniale intr-un singur exemplar. Inainte de utilizare se numeroteaza, snuruieste, certifica si parafeaza. Se intocmeste zilnic sau lunar, dupa caz, prin inregistrarea cronologica, fara stersaturi si spatii libere, a documentelor in care se reflecta miscarea patrimoniului unitatii. Registrul jurnal se poate prezenta sub forma unui registru jurnal general, iar pentru detaliere registre jurnal auxiliare.

Registru inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele patrimoniale de activ si pasiv, grupate in functie de natura lor conform posturilor din bilant, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale inscrise in registrul inventar au la baza listele de inventariere. Se intocmeste la sfarsitul anului, fara stersaturi si fara spatii libere, se numeroteaza si se snuruieste. Acest registru se parafeaza la organul fiscal teritorial la inceperea activitatii, la incetarea activitatii unitatii sau in cazul epuizarii filelor din registru, pentru deschiderea unuia nou. Registrul inventar se arhiveaza de catre unitatea care este obligata sa-l pastreze impreuna cu documentele justificative ce au stat la baza intocmirii lui.

Cartea mare este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente inregistrarile efectuate in registrul jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare si creditoare, si soldurile finale. Registrul cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare si se pastreaza la compartimentul financiar-contabil.

Balanta de verificare este un document care serveste la intocmirea bilantului contabil. Balanta de verificare se intocmeste atat pentru conturile sintetice cat si pentru cele analitice. Prin intermediul balantei de verificare se verifica concordanta dintre conturile sintetice si conturile analitice.

Gestiunea documentelor consta in alegerea si utilizarea documentelor adecvate operatiunilor economice si financiare specifice unitatii patrimoniale. Acestea se preiau din nomenclatorul formularelor tipizate aprobate conform normelor legale pentru activitatea financiar-contabila. Gestiunea documentelor reprezinta actiunea de utilizare rationala a inscrisurilor in vederea asigurarii tinerii contabilitatii in mod corect si la zi, cu scopul pastrarii integritatii patrimoniului.

Utilizarea si evidenta documentelor presupune ca pentru fiecare operatiune sa se foloseasca documentul adecvat, urmarindu-se completarea tuturor rubricilor specifice documentului, inscrierea informatiilor fara stersaturi, modificari, completari ulterioare.

Agentii economici trebuie sa prezinte la organele fiscale teritoriale pentru inregistrare registrul jurnal si registrul inventar, numerotate si snuruite. Numerotarea filelor se va face in ordine crescatoare, chiar si dupa inceperea unui nou registru in cadrul aceluiasi an financiar.

Pentru asigurarea circulatiei rationale si unitare a documentelor justificative care sau la baza inregistrarilor in contabilitate, precum si pentru tinerea la zi a contabilitatii, dispozitiile legale prevad intocmirea de catre conducatorul compartimentului financiar contabil a graficelor de circulatie a documentelor care se aproba de conducatorul unitatii. Graficul de circulatie a documentelor este necesar sa contina: denumirea documentelor prelucrate, inregistrate; persoanele care poarta raspunderea intocmirii lor; termenele predarii documentelor; numarul de exemplare si destinatia acestora.

Pastrarea documentelor presupune doua aspecte:

  • pastrare curenta
  • pastrare de durata

Pastrare curenta semnifica locul unde se incheie circuitul documentului respectiv si consta in retinerea documentelor de catre compartimentul care le-a asigurat ultima prelucrare, urmand sa argumenteze operatiunea economica sau financiara dispusa sau executata. Pastrarea curenta se realizeaza zi de zi prin sortarea documentelor pe probleme de acelasi fel si indosariate lunar in cadrul fiecarui compartiment.

Pastrare de durata se poate face in cadrul unitatii sau la arhivele statului.

La inchiderea exercitiului financiar, documentele pastrate in cadrul compartimentelor se predau la arhiva unitatii, pe domenii si in ordine cronologica. Termenele de pastrare a documentelor se stabilesc prin acte normative si difera in functie de natura si importanta documentului. De exemplu, registrele si documentele contabile se pastreaza 10 ani de la data inchiderii exercitiului , statul de salarii si bilantul se pastreaza 50 ani.

Dupa expirarea termenului de pastrare a documentelor se scot din arhiva unitatii si se predau la arhivele statului, daca nu mai prezinta interes.

loading...
DESCARCA APLICATIA CYD PE MOBIL
Aplicatie CYD Google Play

Nu sunt un artist, nu sunt un talentat scriitor, sunt om ca si tine. Doar ca diferentele dintre mine si tine o fac obiceiurile noastre si viata pe care o traim. Nu ne invartim in aceleasi anturaje, nu avem acelasi limbaj, la dracu nici macar nu ne cunoastem, dar sigur avem de impartit idei sau am avut aceleasi idei o data, desi repet nu ne cunoastem.

Nu te stiu, nu te cunosc, nu te vad, nu te ating, nu te caracterizez, nu te critic, nu te injur, nu te admir, nu te laud, dar tu poti sa ma critici, aplauzi, caracterizezi, poate chiar si sa ma apreciezi. E dreptul tau, e timpul tau.